... choisir un théâtre

​

Le "meilleur théâtre" et "le meilleur horaire" ne sont pas les mêmes pour tous les spectacles ! 
Interrogez-vous sur ce qui est important pour vous, ce qui convient le mieux à votre spectacle, votre public et votre budget.
L'organisation les Sentinelles et AF&C ont créé "le Label Off", qui garantit le respect de certaines obligations d'accueil de la part des lieux. 
Si votre théâtre n'a pas le label, référez-vous aux critères du Label Off Théâtre pour les éléments à vérifier
N'hésitez pas à contacter des compagnies qui ont précédemment joué dans le théâtre pour avoir leurs retours ! 

Pour vous donner un maximum de chances d'avoir le théâtre et l'horaire de votre choix, contactez-le un an avant.

Dans la mesure du possible, allez visiter la salle avant de confirmer ; si ce n'est pas possible, demandez des photos ou video.

Signez un contrat qui met noir sur blanc les engagements de chacun.e.

En cas de litige, AF&C et les Sentinelles peuvent intervenir en médiation.

​​

Quelle visibilité auprès du public et des professionnels ? 
- Quels spectacles y ont déjà joué, ont été des succès publics, puis ont tourné ? 
- Où est la salle : dans les remparts, extra muros, excentrée, dans une rue passante … ?
- Quelle est "l'expérience spectateur" : la salle est-elle confortable ? y a-t-il la clim ? un accès PMR ? les files d'attente sont-elles à l'abri du soleil et du mistral ? les toilettes sont-elles facilement accessibles ?... Si possible, venez voir la salle durant le festival précédent votre participation.
- Quelle communication auprès des publics et des programmateurs .trices est mise en place avant et pendant le festival ? 
- Le théâtre propose-t-il des services particuliers : partenariat avec un.e attaché.e de presse, un.e chargé.e de diffusion, un.e community manager ? 

​​​

Quel soutien technique est apporté ? 
- Quelles sont les caractéristiques techniques : dimensions plateau, jauge, quel matériel son - video - lumière est mis à disposition, quel matériel êtes-vous autorisé.es à apporter ... ?
- La salle est-elle bien isolée des bruits ambiants (loges, rue, autres salles) ?
- Quel temps de montage technique la salle propose-t-elle en amont du festival ? Anticipez la date d'installation : en premier quand le grill est vide ? en dernier pour que les autres Cies ne risquent pas de modifier vos réglages ?
- Quel temps d'installation et désinstallation quotidienne pendant le festival ? 
- Y a-t-il une zone de stockage pour le décor ? Est-elle assez grande ? Est-elle accessible facilement pour les installations rapides quotidiennes ?
- Comment sont les loges ? Sont-elles équipées (douches, toilettes, lavabo, miroir, espace fermé pour se changer…) ?Combien de temps sont-elles mises à disposition chaque jour ? Pour les cordes vocales sensibles : à quelle fréquence sont-elles dépoussiérées ?
- Pour les lieux permanents d'Avignon : est-ce que la commission de sécurité a validé l'ouverture au public de la salle ? 

- Pour les autres salles : mettre ce point en condition suspensive du contrat avec garantie du remboursement des acomptes.

Ça coûte combien exactement ?
- Le contrat est-il en location ou en coréalisation ? Le prix annoncé est-il HT ou TTC ? 
- Avez-vous intérêt à vous assujettir à la TVA ? Vous en avez le droit, même si vous êtes une association ; la TVA récupérable sur la location de théâtre est le plus souvent de 20%. Vérifiez avec votre comptable s'il y aura un surcoût, ou avec votre trésorier.e si iel peut se former à ces déclarations.
- Quels sont tous les différents coûts à la charge de la Cie ? Qui prend en charge les droits d'auteurs et déclarations ? Le théâtre prend-il un "droit de garde" sur les billets vendus ? Si oui de combien ?
- En cas de partage de recette : identifier la répartition des différents coûts ; faire une simulation du coût avec un remplissage minimum, moyen et maximum.
- Quand est-ce que les paiements sont dus ? Quand les chèques sont-ils encaissés ? 
- Si la salle se charge de la billetterie, y a-t-il une part "coût billetterie" prélevée sur le montant des tickets ? Est-ce à la charge de la Cie ou du public ?

​​

Comment fonctionne la billetterie ?

La billetterie comprend deux volets très importants :

> les réservations public (avant et pendant le festival, gestion des différents quotas)

> la vente de billets (la gestion des tickets et des flux monétaires)

​​

Précisez en amont avec le théâtre :

 - Pour les réservations :

Qui centralise les réservations ? Quel quota selon les plateformes (ticket off, billetreduc, ventes directes au théâtre, ...) ? Quel quota d'invitations ou détaxes personnelles Cie ? Quel quota d'invitations ou détaxes professionnelles, notamment part à conserver pour les pros de dernière minute ? Comment faire évoluer ces quotas au jour le jour ? Le théâtre interdit-il la présence sur certains sites de billetterie ? Il n'est pas nécessaire d'être présent sur tous les canaux de vente (très lourd à gérer), utiliser les canaux privilégiés par le public de votre spectacle. Y a-t-il un numéro de réservation téléphonique ou les réservations se font-elles uniquement par internet ? Privilégiez les réservations prépayées : nombre de réservations sans paiement ne sont pas honorées. Le théâtre demandent-il un quota d'invitation "à sa discrétion" ? Si oui, préciser si possible que ce ne sera que pour les jours "non complets".

- Pour la vente de billets :

Qui est en charge de la vente matérielle des tickets ? Si c'est la compagnie, assurez-vous que la personne en charge est formée, prévoyez sa rémunération et le coût associé au matériel à prévoir : tickets aux normes (3 souches, infos obligatoires à faire figurer), éventuellement terminal de paiement, monnaie chaque jour, ... 

- Et précisez certaines règles : Les retardataires sont-ils admis ? Quel tarif pour les cies qui jouent dans le même théâtre ? Les places des personnes qui ont réservé mais qui ne se présentent pas sont-elles remises en vente ? Quand et sous quelle forme sont édités les récaps billetterie ? Quand est-ce que la compagnie perçoit les recettes ? ...